En gang i året skal det avholdes et møte hvor alle eierne har rett til å delta. I borettslag heter dette generalforsamling, mens det i et sameie heter årsmøte. Generalforsamlingen og årsmøtet skal behandle regnskap og budsjett, eventuelle vedtektsendringer, og andre saker som eierne har meldt inn i forkant av møtet. Alle eierne har stemmerett og rett til å komme med forslag til vedtak. Det velges et styre som tar seg av den daglige driften av borettslaget/sameiet. Det er ingen begrensning på hvem som kan sitte i et styre. Alle som er myndige kan velges, og det er ikke noe krav om at du må være beboer.
Hvordan fungerer prosessen?
De aller fleste møtene gjennomføres over en periode i mars/april. Prosessen starter med at vi avklarer tidspunkt for når vi har klar alle regnskapene.
Etter møtene vil Vestbo oppdatere systemer, sende inn endringsmelding til Brønnøysund, utbetale styrehonorar, sende ut protokoll, samt sette i verk endringer som ble besluttet (for eksempel vedtektsendring).
Før generalforsamlingen eller årsmøtet holdes:
- Innkallingen skal sendes ut minst åtte, men ikke mer enn 20 dager før generalforsamlingen/årsmøtet skal være.
- Alle beboere med kjent adresse skal kalles inn.
- Alle generalforsamlinger/årsmøter må gjennomføres innen utgangen av juni.
Obligatoriske saker som behandles:
- Årsberetning fra styret (dersom vedtektene tilsier det)
- Årsregnskap
- Valg av styremedlemmer
I tillegg kommer saker fra styret og beboerne.
Stemmerett og ulike flertall
Generalforsamlingen/årsmøtet kan treffe vedtak, instruere styret eller omgjøre tidligere vedtak på generalforsamlingen/årsmøtet eller i styret. Det er to former for flertall: simpelt flertall og kvalifisert flertall. Hovedregelen er at saker avgjøres med simpelt flertall – alternativet med flest stemmer vinner. Vedtak som innebærer endringer utover det som er vanlig forvaltning og vedlikehold i borettslaget/sameiet krever kvalifisert flertall. Det betyr et flertall på to tredeler av avgitte stemmer. Vedtektsendringer, bygging av balkonger eller tilbygg og installering av heis er eksempler på dette.
Ved stemmelikhet er det tilfeldighetene som rår. Ifølge borettslagsloven skal avgjørelsen da skje ved loddtrekning. Alle andelseiere har én stemme på generalforsamlingen i borettslag, uansett hvor mange andeler du eier.
Hva gjør Vestbo?
Som forretningsfører for borettslag og sameier kan Vestbo delta på generalforsamlingene og årsmøtene. Vi tilbyr å være både møteleder og sekretær.
Vi kan bidra i hele prosessen for våre kunder, blant annet med å:
- Presentere årsregnskapet.
- Forslag til styrets rapport og innkalling til generalforsamlingene/årsmøtene.
- Passe på frister og formaliteter.